內(nèi)容編輯據(jù)深圳申甌的技術(shù)人員統(tǒng)計，安裝申甌電話交換機的用戶有90%以上都會用到一個功能，那就是自動語音電腦話務(wù)員，通俗的說，就是呼入電話的自動轉(zhuǎn)接，例：您好，XX公司，請撥分機號碼，查號請撥0。只是，如此重要的一個功能，大部分的用戶卻根本不了解，因而也造成一些購買和使用中的困惑。
目前，市場上銷售的申甌交換機都帶有電腦話務(wù)員，而大部分的進口設(shè)備這個功能要么是要加裝相應(yīng)的板卡，要么需要外配專門的電腦話務(wù)員設(shè)備。細心的用戶會發(fā)現(xiàn)，你的供應(yīng)商提供的進口設(shè)備的報價，往往會寫明是幾路話務(wù)員，例如：2路話務(wù)員等等。為什么是這樣呢？因為電話交換機配置電腦話務(wù)員其實是要考慮需要用到幾路的問題。
舉例來說，如果你選用的電話交換機要接入8條模擬外線，而電話交換機是1路電腦話務(wù)員，其實在使用中是會碰到這樣的一個問題。當(dāng)有兩個人或者更多的人同時撥你接入電話交換機的某幾個外線號碼時，1路話務(wù)員就只能有一個人聽見語音提示，其他的電話撥通后只能聽見回鈴音，并不會有電腦話務(wù)員的提示語音，撥打者會感覺撥叫的電話無人應(yīng)答。請注意“同時”，意思是說有2個或者更多的呼入電話像起跑一樣在同一時間呼入。大部分用戶一聽說電話會出現(xiàn)無人應(yīng)答，立即就覺得是個大問題。事實上，事情并沒有那么糟糕。
首先，正是考慮到這一問題，國產(chǎn)設(shè)備自帶的電腦話務(wù)員大部分因為都是單路,（申甌系列交換機的電腦話務(wù)員都是兩路的）所以錄制的歡迎語音都很短，一般是10-15秒。假如有2個人同時撥打你公司的電話，那么一定有一個最先接通的先聽到語音提示，呼入人撥分機號碼、或者撥0轉(zhuǎn)總機后，話務(wù)員被釋放，繼續(xù)應(yīng)答第2個電話；也就是說，第一個人很快聽到話務(wù)員，慢一點的那個在聽到2聲以上的回鈴音后，在話務(wù)員被第一個人釋放后，也聽到了語音提示。本身2個或者更多的電話同時呼入就是一個概率的問題，這個概率的大小和接入交換機的外線的多少、你公司呼入電話的業(yè)務(wù)量大小、以及你的外線是否是中繼線都有關(guān)系。接入交換機的外線越多、公司電話是服務(wù)性質(zhì)、咨詢性質(zhì)等等，購買交換機的時候都應(yīng)該考慮一下電腦話務(wù)員是否能夠應(yīng)答的過來。同時外線是中繼線的時候意味著電話更容易接通，也要考慮是不是應(yīng)該增加電腦話務(wù)員，因為外線電話是普通電話時，例如即使你接了8條外線，但是用戶撥打時，也可能會有2個人撥打了同一個號碼，這樣本身只能有一個人接通，等另外一個人再去撥打別的號碼時，前面接通的電話已經(jīng)通過話務(wù)員轉(zhuǎn)走了，電腦話務(wù)員已經(jīng)被釋放。
很多用戶在購買申甌交換機總是有個疑問，為什么這個語音不能長一些呢？目前有的國產(chǎn)設(shè)備也為了迎合用戶的這種心理，可以為有需要的用戶加長話務(wù)員，但是我們不提倡對單路的話務(wù)員做單純的加長，因為對用戶而言使用電話交換機的目的首先是要保證電話的暢通，如果單純的加長了語音，而不增加話務(wù)員的通道數(shù)，那么話務(wù)員越長，用戶撥入后，聽語音的時間越長，話務(wù)員被占用的時間就更長，所以一個單路的話務(wù)員錄制時間越長，意味著呼入電話沒有語音應(yīng)答的概率越大。
總之，我們還是比較贊成像進口設(shè)備按照用戶實際需要，來配置多路電腦話務(wù)員的方法。如果你的公司接入交換機的外線較多，公司的業(yè)務(wù)需要對語音應(yīng)答的要求比較高，或者是錄音的內(nèi)容比較復(fù)雜，例如，有的企業(yè)要錄制：您好，XX公司，請撥分機號碼，業(yè)務(wù)請撥1、技術(shù)請撥2。。。。撥1后，仍然要宣告，XX業(yè)務(wù)請撥1、XX業(yè)務(wù)請撥2等等，這樣的語音因為是分段式呼入，話務(wù)員會長時間被占用，一定要考慮配置多路話務(wù)員。當(dāng)然即使你有多路話務(wù)員，它的每一段語音也可以提供足夠長的時間，我們也不建議有的用戶把第一段語音錄制的很長，除非是特殊的單位，一般企業(yè)假如你把第一段錄了一分鐘長，那么用戶呼入后，一直聽話務(wù)員會覺得比較煩，因此對于比較復(fù)雜的話務(wù)員語音，最好是分段式錄制，第一段語音越簡短越好，后面的分段語音適當(dāng)長點影響不大。
交換機電腦話務(wù)員和電話彩鈴的區(qū)別：
越來越多的企業(yè)會選擇為自己的直撥電話在電信部門開通企業(yè)彩鈴業(yè)務(wù)，但是安裝了電話交換機，如果你要使用電腦話務(wù)員功能的話，那么企業(yè)彩鈴和話務(wù)員功能是有沖突的，因為電話撥通后，話務(wù)員一開始應(yīng)答，相當(dāng)于呼入電話已經(jīng)被人接聽，彩鈴就不會在響，所以當(dāng)你彩鈴和話務(wù)員語音一起用時，就會出現(xiàn)，彩鈴剛一響，接著就轉(zhuǎn)為交換機的話務(wù)員語音了。
有沒有一個功能，即可以有彩鈴，又可以用話務(wù)員語音呢？
目前有的電話交換機電腦話務(wù)員語音支持制作成彩鈴?fù)ㄟ^電腦導(dǎo)入，但是這并不代表你可以把一個傳統(tǒng)意義上的電話彩鈴直接導(dǎo)入電腦話務(wù)員使用。因為交換機的話務(wù)員在應(yīng)答來電的時候，無論總機還是分機都不會響鈴，只有呼入用戶撥分機號碼或撥0才會有分機電話響鈴；而電信的電話是彩鈴在響的同時電話也在振鈴。所以如果你要把彩鈴導(dǎo)入電話交換機使用，那么不管你前面的語音是什么內(nèi)容，必須要在最后錄音提示：“。。。。。請撥分機號碼，查號請撥0”，否則用戶聽到話務(wù)員里邊的彩鈴，以為你電話在響鈴，一直在等待接聽而不知道撥分機號碼，那么電話將無法被接聽。
總之，我們建議，無論那種形式，電腦話務(wù)員語音第一段越簡短越好，最好能盡快提示用戶要撥相應(yīng)的分機號碼轉(zhuǎn)人工，畢竟，對于企業(yè)辦公而言，電話盡快接通才是最重要的。